Datenschutzerklärung

Stand: 21. September 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Ximaj IT-Solutions GmbH
Langenbacher Str. 25
57586 Weitefeld
Deutschland

Telefon: +49 (0) 2747 / 576990
E-Mail: service@ximaj.com
Website: www.ximaj.com

2. Kontakt für Datenschutzfragen

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte wenden Sie sich bitte an die unter Ziffer 1 genannte Ximaj IT-Solutions GmbH oder per E-Mail an:

E-Mail: service@ximaj.com

3. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Bereitstellung dieser Website, zur Bearbeitung von Anfragen und Bewerbungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten sowie mit Ihrer Einwilligung zur statistischen Auswertung der Website-Nutzung und zur Einbindung externer Medien. Je nach Verarbeitung stützen wir uns insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen).

Empfänger personenbezogener Daten können von uns eingesetzte IT-, Hosting-, E-Mail-, Sicherheits-, Analyse- und KI-Dienstleister sein. Diese erhalten Daten nur, soweit dies zur Erbringung ihrer Leistung erforderlich ist. Soweit ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter tätig wird, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) erfolgt nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Anschließend werden sie gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung bestehen. Konkretere Angaben finden Sie bei den einzelnen Verarbeitungen.

4. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Wenn wir eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen. Gegen Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an service@ximaj.com.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz, Postfach 30 40, 55020 Mainz.

5. Bereitstellung der Website und Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Abrufs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, HTTP-Statuscode, Referrer, Browsertyp und -version, Betriebssystem und Spracheinstellungen gehören. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unseres Onlineangebots. Protokolldaten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Aufbewahrung zur Aufklärung eines Sicherheitsvorfalls notwendig ist.

6. Cookies, Speicherzugriffe und Datenschutzauswahl

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Speichermechanismen einsetzen, beispielsweise für Sicherheitsfunktionen, den Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery und die Aufrechterhaltung der interaktiven Serververbindung. Diese Funktionen sind für den von Ihnen ausdrücklich angeforderten digitalen Dienst erforderlich. Rechtsgrundlage für Zugriffe auf Ihr Endgerät ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ihre Datenschutzauswahl speichern wir für 180 Tage im notwendigen Cookie „site-consent“. Es enthält Ihre Auswahl für notwendige Dienste, Statistik und externe Medien sowie den Änderungszeitpunkt und die Version der Einwilligung.

Optionale Statistik-Cookies von Google Analytics und externe Medien werden erst nach Ihrer jeweiligen Einwilligung aktiviert. Sie können beide Kategorien unabhängig voneinander erlauben oder mit „Alle ablehnen“ deaktivieren. Technisch notwendige Funktionen bleiben dabei aktiv. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG für die Speicherung und den Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die anschließende Datenverarbeitung. Über „Datenschutzeinstellungen“ im Footer können Sie Ihre Auswahl jederzeit ändern oder Ihre Einwilligung widerrufen. Nach Ablauf der gespeicherten Auswahl oder bei einer Änderung ihres Umfangs fragen wir erneut nach Ihrer Einwilligung.

7. Kontakt- und Projektanfragen

Bei einer Anfrage über unser Kontaktformular verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben. Hierzu gehören insbesondere Vor- und Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, gewünschte Leistung, Projektbeschreibung sowie von Ihnen hochgeladene Unterlagen. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt und eine technische Vorgangskennung. Wir verwenden die Daten, um Ihre Anfrage zu prüfen, zu beantworten und gegebenenfalls ein Vertragsverhältnis anzubahnen oder durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist. Für allgemeine Kommunikation und eine nachvollziehbare Bearbeitung stützen wir uns ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Angaben und Dateien werden auf unserem Webserver gespeichert. Zuständige Mitarbeiter werden per E-Mail über den Eingang informiert. Nach vollständiger und geprüfter Übernahme in unsere geschützte interne Ablage löschen wir die Formulardaten und Anhänge auf dem Webserver zeitnah manuell. Die zur weiteren Bearbeitung übernommenen Daten löschen wir, wenn die Anfrage abschließend erledigt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Gewährleistungsfristen oder berechtigten Interessen einer Löschung entgegenstehen.

8. Bewerbungen

Bei einer Online-Bewerbung verarbeiten wir insbesondere Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht, Angaben zur gewünschten Stelle sowie die von Ihnen hochgeladenen Bewerbungsunterlagen. Zusätzlich speichern wir Zeitpunkt und eine technische Vorgangskennung. Die Daten werden auf unserem Webserver gespeichert und den mit der Stellenbesetzung befassten Mitarbeitern zugänglich gemacht; diese werden per E-Mail über den Eingang informiert. Nach vollständiger und geprüfter Übernahme in unsere geschützte interne Bewerbungsablage löschen wir die Formulardaten und Anhänge auf dem Webserver zeitnah manuell.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Kommt es zu einer Einstellung, werden die erforderlichen Daten in die Personalakte übernommen. Bei einer erfolglosen Bewerbung löschen wir die Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine Einwilligung in eine längere Aufbewahrung vorliegt oder die weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Die Löschung der Serverkopien ersetzt nicht die Löschung der intern übernommenen Daten. Auch für Benachrichtigungs-E-Mails, gesondert geführte Geschäfts- oder Personalakten und Sicherungskopien gelten die jeweils erforderlichen und zulässigen Aufbewahrungsfristen.

9. KI-Assistent „Ximan“ mit Mistral AI

Auf unserer Website bieten wir den freiwillig nutzbaren KI-Assistenten „Ximan“ an. Sie kommunizieren dabei mit einem KI-System; Antworten werden automatisiert erzeugt, können unvollständig oder fehlerhaft sein und stellen keine verbindliche Beratung oder Zusage dar. Bitte geben Sie im Chat keine vertraulichen Informationen, Geschäftsgeheimnisse, besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO oder personenbezogenen Daten Dritter ein.

Erst wenn Sie eine Nachricht absenden, übermitteln wir den Inhalt Ihrer aktuellen Nachricht und, sofern vorhanden, die unmittelbar vorherige Chatnachricht an Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Mistral AI verarbeitet diese Angaben, um eine automatisierte Antwort zu erzeugen. Das bloße Öffnen des Chatfensters löst keine Anfrage an Mistral AI aus. Im Browser beziehungsweise in der laufenden Serversitzung bleibt der angezeigte Verlauf bis zum Zurücksetzen des Chats oder zum Ende der Sitzung verfügbar. „Chat neu starten“ leert den angezeigten Verlauf; dadurch werden bereits an Mistral AI übermittelte Inhalte dort nicht automatisch gelöscht. Bei jeder Anfrage deaktivieren wir die Speicherung des Gesprächsverlaufs durch die Conversations-Schnittstelle von Mistral AI. Dies ist keine vollständige Zero-Data-Retention-Zusage: Eine darüber hinausgehende Verarbeitung oder Aufbewahrung, etwa zu Sicherheitszwecken, richtet sich nach den geltenden Vertragsbedingungen. Die für bestimmte zustandslose API-Aufrufe angebotene Zero-Data-Retention-Option gilt für diese Schnittstelle nicht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Sie den Assistenten für eine konkrete vorvertragliche Anfrage nutzen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen, niedrigschwelligen Beantwortung allgemeiner Fragen zu unserem Unternehmen und unseren Leistungen. Sie können uns stattdessen über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen. Der Assistent trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Mistral AI und in den Hinweisen zu Zero Data Retention und den ausgenommenen Schnittstellen.

10. Google reCAPTCHA Enterprise

Zum Schutz der Kontakt- und Bewerbungsformulare sowie des KI-Chats vor automatisierten Zugriffen, Spam und Missbrauch setzen wir Google reCAPTCHA Enterprise ein. Der Dienst wird erst geladen, wenn Sie ein geschütztes Formular oder eine Chatnachricht absenden. Dabei kann Google insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, Referrer, Zeitpunkt, Interaktions- und Anwendungsdaten sowie von Google gesetzte oder ausgelesene Kennungen verarbeiten. An unseren Server wird ein reCAPTCHA-Token übermittelt, das wir über die Google-Cloud-Schnittstelle auf Gültigkeit, vorgesehene Aktion, Hostname und Risikobewertung prüfen. Eine Entscheidung über Beschäftigung, Kreditwürdigkeit, Versicherbarkeit oder finanzielle Verhältnisse wird mit reCAPTCHA nicht getroffen.

Wir sind für die Verarbeitung der reCAPTCHA-Kundendaten verantwortlich. Google verarbeitet diese seit dem 2. April 2026 als Auftragsverarbeiter nach den Google-Cloud-Vertragsbedingungen und dem Cloud Data Processing Addendum. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine Verarbeitung durch Google LLC und weitere verbundene Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter kann nicht ausgeschlossen werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Sicherheit unserer Systeme und dem Schutz vor missbräuchlicher Nutzung. Soweit reCAPTCHA für diesen ausdrücklich angeforderten Sicherheitsdienst auf Informationen in Ihrem Endgerät zugreift oder dort Informationen speichert, stützen wir dies auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

Weitere Informationen finden Sie im Cloud Data Processing Addendum und in den Hinweisen von Google zur Datenverarbeitung durch reCAPTCHA.

11. Google Maps

Auf unserer Standortseite binden wir eine Karte von Google Maps erst nach Ihrer Einwilligung in externe Medien ein. Beim Laden der Karte stellt Ihr Browser eine direkte Verbindung zu Google her. Dabei werden insbesondere Ihre IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, die aufgerufene Seite und gegebenenfalls Standort- oder Kontoinformationen an Google übermittelt. Wenn Sie bei Google angemeldet sind, kann Google den Aufruf Ihrem Konto zuordnen. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und für einwilligungsbedürftige Speicherzugriffe § 25 Abs. 1 TDDDG. Beim Widerruf über die Datenschutzeinstellungen wird die eingebettete Karte entfernt. Bereits bei Google gespeicherte Cookies kann unsere Website nicht löschen. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google.

12. Lokal bereitgestellte Schriftarten

Für unsere Texte verwenden wir die Schriftarten Roboto und Saira. Die Schriftdateien werden von unserem eigenen Webserver bereitgestellt. Zum Laden dieser Schriftarten wird keine Verbindung zu Google hergestellt. Für die dabei auf unserem Webserver verarbeiteten Zugriffsdaten gelten die Hinweise in Abschnitt 5.

13. Font Awesome und jsDelivr

Für Symbole laden wir Ressourcen von Font Awesome (Fonticons, Inc.) und für einzelne technische Bibliotheken gegebenenfalls Ressourcen über das Content Delivery Network jsDelivr. Beim Abruf erhält der jeweilige Anbieter insbesondere Ihre IP-Adresse, Browserinformationen, Referrer und Zeitpunkt des Abrufs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer sicheren, schnellen und einheitlichen Darstellung der Website. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Font Awesome und der Datenschutzerklärung von jsDelivr.

14. Instagram-Inhalte und Social-Media-Links

Nach Ihrer Einwilligung in externe Medien rufen wir aktuelle Inhalte unseres Instagram-Profils serverseitig über die Instagram Graph API ab und zeigen sie auf unserer Website an. Medien können dabei unmittelbar von Servern des Instagram-/Meta-Netzwerks geladen werden, wodurch insbesondere Ihre IP-Adresse und Browserinformationen an Meta übermittelt werden können. Anbieter für Nutzer im EWR ist Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Rechtsgrundlage für das Laden der Medien in Ihrem Browser ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und für einwilligungsbedürftige Speicherzugriffe § 25 Abs. 1 TDDDG. Beim Widerruf werden die eingebetteten Inhalte entfernt. Bereits bei Meta gespeicherte Cookies kann unsere Website nicht löschen. Informationen zur Verarbeitung durch Meta finden Sie in der Instagram-Datenschutzrichtlinie.

Unsere Website enthält außerdem Links zu Facebook, Instagram und LinkedIn. Erst wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website; für die anschließende Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Plattformbetreibers.

15. Google Analytics 4

Wenn Sie der Kategorie „Statistik“ zustimmen, verwenden wir Google Analytics 4, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und unsere Inhalte und Funktionen zu verbessern. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Ohne diese Einwilligung laden wir das Google-Analytics-Skript nicht und senden keine Analytics-Messdaten, auch keine cookielosen Messsignale. Die Einwilligung in externe Medien allein aktiviert Google Analytics nicht.

Dabei werden insbesondere pseudonyme Cookie-Kennungen, Sitzungs- und Interaktionsdaten, Seitenadressen und -titel, verweisende Seiten, Zeitpunkte und Nutzungsdauer, Browser, Betriebssystem, Gerätedaten, Sprache und ein ungefährer Standort verarbeitet. Bei der Verbindung wird auch Ihre IP-Adresse an Google übermittelt. Nach Angaben von Google werden IP-Adressen von Nutzern in der EU, der Schweiz und dem Vereinigten Königreich zur Ableitung des ungefähren Standorts verwendet und anschließend gelöscht, ohne sie in Analytics zu protokollieren oder zu speichern. Die Messung erfolgt pseudonym; sie ist nicht mit einer vollständig anonymen Nutzung gleichzusetzen.

Die aktivierten „Optimierten Analysen“ umfassen, soweit entsprechende Inhalte und Funktionen vorhanden sind:

Seitenaufrufe, einschließlich Seitenwechsel innerhalb der Website,
Scrollvorgänge beim erstmaligen Erreichen von ungefähr 90 Prozent einer Seite,
Klicks auf externe Links einschließlich der Zieladresse,
Website-Suchen anhand erkannter Suchparameter in der Seitenadresse einschließlich des Suchbegriffs,
Start, Fortschritt und Abschluss unterstützter eingebetteter YouTube-Videos,
Klicks auf Dateidownloads einschließlich Dateiname und Linkadresse sowie
Formular-Interaktionen, insbesondere Beginn und Absenden sowie technische Angaben zum Formular.

Unsere Analytics-Einbindung übermittelt keine eingegebenen Kontakt-, Bewerbungs- oder Chattexte als eigene Ereignisparameter. Die automatische Formularmessung betrifft Interaktionen und technische Formularangaben. Google-Signale und personalisierte Werbung sind in unserer Einbindung deaktiviert; eine Einwilligung für Werbespeicherung, die Übermittlung von Nutzerdaten zu Werbezwecken oder personalisierte Werbung wird nicht erteilt.

Google Analytics verwendet die Cookies „_ga“ zur Unterscheidung von Besuchern und „_ga_E6Q66JE967“ zur Zuordnung von Sitzungen. Wir begrenzen deren Laufzeit auf 180 Tage und deaktivieren die automatische Verlängerung der Cookie-Laufzeit bei weiteren Besuchen. Ihr Browser kann diese Speicherdauer weiter verkürzen. Davon zu unterscheiden ist die Aufbewahrung bei Google Analytics: In unserer Property sind für Ereignisdaten 2 Monate und für Nutzerdaten 14 Monate eingestellt. Nach Ablauf der jeweiligen Frist erfolgt die automatische Löschung im monatlichen Löschlauf. Falls die Zurücksetzung der Aufbewahrungsfrist bei neuer Aktivität in der Property aktiviert ist, beginnt die Frist für die Nutzerkennung bei einem weiteren Besuch erneut. Diese Fristen gelten nicht für aggregierte Standardberichte.

Rechtsgrundlagen sind Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie § 25 Abs. 1 TDDDG für Cookies und vergleichbare Endgerätezugriffe. Google verarbeitet die Analysedaten als Auftragsverarbeiter nach den Datenverarbeitungsbedingungen für Google Analytics. Dabei können Daten auch an Google LLC in den USA und weitere Unterauftragsverarbeiter übermittelt werden. Google stützt Übermittlungen an entsprechend zertifizierte US-Unternehmen auf das EU-US Data Privacy Framework und verwendet für weitere Übermittlungen insbesondere Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen enthalten die Datenverarbeitungsbedingungen von Google und die Hinweise zu internationalen Datenübermittlungen.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über „Datenschutzeinstellungen“ im Footer widerrufen, indem Sie „Google Analytics erlauben“ deaktivieren und Ihre Auswahl speichern oder „Alle ablehnen“ wählen. Die Messung wird gestoppt, die von unserer Website erreichbaren Analytics-Cookies werden gelöscht und die Seite wird neu geladen, um das bereits geladene Analytics-Skript zu entfernen. Der Widerruf wirkt für die Zukunft; die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Bereits übermittelte Daten werden durch das Löschen der Browser-Cookies nicht automatisch bei Google gelöscht. Für die Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzbestimmungen von Google, den Hinweisen zu optimierten Analysen, Analytics-Cookies, Datenaufbewahrung und zum Umgang mit IP-Adressen.

16. Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.